Gestión y facturación

Gestión avanzada de oficina para una estación o una red de estaciones

Conjunto de programas que funcionan en los ordenadores de  oficina.

Se contemplan las siguientes áreas de gestión:

Mantenimiento de Fichas maestras

  • Empresas (puede operar más de una empresa en cada estación)
  • Estaciones
  • Clientes (vehículos, tarjetas, riesgos)
  • Productos (Precios,  impuestos, almacén, grupos de productos)
  • Formas y medios de pago
  • Entidades financieras
  • Expendedores
  • etc

Almacén

  • Inventarios en tiempo real
  • Consulta remota del estado de los tanques (conexión remota con sonda de la estación)
  • Extractos
  • Recuentos y regularizaciones
  • Traspasos entre almacenes o estaciones

Compras

  • Pedidos
  • Recepción de mercancía
  • Conformación de facturas

Gestión de turnos

  • Mantenimiento de los turnos de caja producidos en la estación
  • Albaranes de crédito
  • Tickets y facturas
  • Medios de cobro. Gestión de tarjetas, efectivo, descuadres…
  • Ingresos de seguridad
  • Cobros y pagos extraordinarios
  • Control de cuadre con contadores de aparato surtidor

Facturación periódica

  • Facturación de crédito
  • Facturación de resumen periódico
  • Remesa de cobro (normas 19 y 58)

Cobros y pagos

  • Pendiente de cobro y pago con control de vencimientos
  • Introducción manual de cobros y pagos
  • Gestión de riesgos

Contabilización

  • Traspaso contable a varios programas estándar de contabilidad (Tharsis, A3, Contaplus)
  • Generación de asientos resumidos de tickets con sus cobros
  • Generación de asientos individuales de facturas de venta
  • Generación de asientos individuales de facturas de compra
  • Generación de asientos de cobros (individual o en remesa) y pagos
  • Generación de asientos de descuadres por expendedor
  • Creación de cuentas contables (clientes, proveedores, expendedores, bancos, grupos de producto, etc)

Otros

  • Libros de gasóleo bonificado (opcional)
  • Gestión del gasóleo profesional (opcional).

 

  1. Obtención de informes y gráficos

    La aplicación de gestión está dotada de una potentísima herramienta basada en un asistente gráfico de consultas SQL y un diseñador de formularios, que le permite:

    • Personalizar usted mismo el diseño de cualquiera de los documentos que emite la aplicación (tickets, facturas, albaranes de crédito, etc.)
    • Crear nuevos informes, totalmente nuevos o basándose en los que ya existen
    • Organizar sus informes en carpetas y subcarpetas, favoritos, recientes, etc.
    • Obtener los datos en multitud de formatos (impreso, previsualización, PDF, EXCEL, HTML, RTF, etc.)
    • Envío de los resultados por correo electrónico
    • Envió automático de facturas y otros informes a cada cliente.
    • Obtener distintos tipos de representación gráfica (listado, tabla cruzada, barras, tarta, etc.)

    Informes

  2. Comunicación con el punto de venta

    El sistema de gestión mantiene una comunicación permanente con los puntos de venta de las estaciones. Esta comunicación puede ser:

    ON-LINE

    El punto de venta usa la misma base de datos que el equipo de gestión, por lo que cualquier cambio realizado en los datos de la gestión son inmediatamente reflejados en el TPV. En el sistema de gestión se muestran en tiempo real las ventas realizadas en el TPV.

    Este sistema de comunicación sólo es posible cuando la oficina se encuentra en la misma gasolinera.

    NEAR ON-LINE

    Se usa este sistema cuando la oficina central no se haya en la misma gasolinera (redes de estaciones, por ejemplo). La comunicación se realiza a través de una ADSL.

    El punto de venta comunica una vez por minuto con la oficina central para actualizar los cambios realizados a las ficha maestras y enviar las operaciones realizadas.

    Si la comunicación con la central se interrumpiese, el punto de venta seguiría funcionando con normalidad, pero acumulando las operaciones realizadas. Cuando se reestablece la comunicación con la central se envían los datos acumulados automáticamente.

    No obstante, determinadas operaciones (como consulta de riesgos de clientes o de existencias de producto) se realizan siempre con consulta directa a la base de datos de la central.

     

  3. Sistema de fidelización de puntos (opcional)

    Permite la gestión de tarjetas de puntos, estableciendo las políticas de acumulación y canje de puntos.

    tarjetas2

  4.  

La aplicación de punto de venta está disponible en dos versiones:

  • Solo carburante: ideal para estaciones de servicio Low Cost, donde no hay gestión de productos de tienda
  • Full: permite la venta de cualquier tipo de producto
  1. Gestión de gasóleo bonificado

    Confección de los libros de aduanas con conversiones de volúmenes a 15º

    Control de cobros mediante cheque o tarjeta de uso específico

    Confección del modelo 544 (sólo para emisores de tarjetas)

  2. Gestión de gasoleo profesional

    Remisión a la agencia tributaria de los suministros realizados con tarjeta de gasóleo profesional

    Agencia-Triburaria

  3. Sistema de fidelización de puntos

    Permite la gestión de tarjetas de puntos, estableciendo las políticas de acumulación y canje de puntos.tarjetas2

  4. Sistema de comunicación con la central Near OnLine (NOL)

    El TPV conecta de forma automática con el sistema de gestión instalado en la central.

    Necesario cuando el sistema de gestión no se encuentra en el mismo punto de venta (redes de estaciones, por ejemplo).

    El terminal punto de venta “sube” cada venta al sistema de gestión en el mismo momento en que se produce, y “baja” las modificaciones realizadas en la central a los datos de clientes o productos.

    Si se pierde la conexión con la central, el punto de venta sigue funcionado con normalidad, acumulando las ventas hasta que la conexión se recupere.

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